Systém kvality TIQM®

Jedná se o druhý článek pro server www.dataquality.cz. V dnešním článku se zabýváme jedním z ucelených systémů řízení kvality informací.

Úvod

Systémy řízení kvality existují proto, aby pomohly organizacím zlepšit kvalitu služeb, produktů a zároveň jim i snížit náklady související s nekvalitou. Jak jsem v prvním článku uvedl, ukazuje se, že dlouhodobě prosazovaný koncept „profiling“ a „čištění dat“ nepřináší požadované výsledky. Stručně řečeno, důvodem je skutečnost, že tento přístup odporuje základnímu principu kvality Deminga – Zbavte se trvalé závislosti na inspekci a korekci. V neposlední řadě pak inspekce a opravy představují pouhé náklady. Takže i manuální opravy a korekce dat jsou tedy chybovými náklady.

Na konci prvního článku „Proč kvalita dat nepřináší přínosy“ jsem uvedl, že přerušení zavádění nekorektních přístupů a principů v oblasti kvality dat je systém řízení kvality informací TIQM® - Total Information Quality Management.

Historie

Zakladatelem systému řízení kvality informací je pan Larry P. English, prezident společnosti Information Impact International, Inc., který tento systém začal budovat od roku 1992.

První verze systému TIQM® byla publikována v roce 1999 v publikaci „Improving data warehouse and business information quality“ a stala se tak základním přístupem k řízení kvality informací.

TIQM® je systém, opírající se o základní principy managementu kvality jako: Demingovy body kvality, Shewhartův cyklus, Crosbyho CMM model, COQ systém, Kaizen, Gemba Kaizen, Juranova trilogie a další. Použité principy, metody či systémy byly aplikovány na informaci, co by specifický produkt. Z uvedeného je zřejmé, proč je systém TIQM® vybudován na základních principech řízení kvality. Pokud to není zcela zřejmé, pak proto, aby to byl korektní systém kvality.

Systém TIQM® není statickým (neměnným) systémem, a tak docházelo k jeho postupnému rozvoji a zdokonalování. Výsledkem pak byla aktualizace původního systému, lze tedy hovořit o TIQM® release 2, který byl publikován v roce 2009 v publikaci „Information Quality Applied“.

Systém TIQM® release 2

V další části článku se budu věnovat základnímu popisu systému TIQM®. Systém TIQM® se skládá z šesti základních procesů, viz. obrázek:

• P1: Zhodnocení kvality specifikace produktu informace
• P2: Analýza kvality informace
• P3: Stanovení nákladů souvisejících s nekvalitními informacemi a rizik
• P4: Zlepšování procesů kvality informací
• P5: Oprava dat ve zdroji a kontrola redundancí
• P6: Vytvoření prostředí kvality informací

Systém TIQM® se zabývá kvalitou informace a proto je mnohem obecnější, než je tomu v případě pojmu „kvality dat“. Informační kvalita uvedených dopravních značek je pro „kvalitu dat“ zcela nezhodnotitelným subjektem. Podobným problémem jsou také navigační tabule apod. Kam pojedete?

Podobných případů lze nalézt také na našich silnicích. Jaké dopady nekvality tyto zavádějící dopravní značky „svým“ řidičům přinášejí není obtížné identifikovat. Avšak jejich finanční dopady – to je složitejší problém a jejich určení by znamenalo provedení nějakého průzkumu.

P1 – Zhodnocení kvality specifikace produktu

V rámci tohoto procesu hodnotíme kvality definice informačního produktu, kvalitu obchodních pravidel, povolené hodnoty a podobně. Jinými slovy, hodnotíme tzv. CTQ (Critical To Quality) elementy. Nedílnou součástí procesu je zhodnocení kvality informační architektury a dále pak spokojenost zainteresovaných stran s kvalitou informačního produktu a architektury.

P2 – Analýza kvality informací

Jedná se o proces, prostřednictvím kterého hodnotíme stav kvality informací. Systém TIQM® poskytuje ucelenou sadu metrik, které je možné ke zhodnocení kvality informací použít.

Zhodnocení kvality informací je možné provést bez tzv. „data profilingu“. Zhodnotí se tak subjektivní hodnocení kvality informací vstupujících do procesů hodnotitelů.

Mimo to, je možné realizovat, technickou analýzu kvality dat – data profiling. Tento však umožňuje pouze zjištění stavu kvality dat uložených v podnikových systémech. Nic víc, nic méně. Bohužel je potřebné si uvědomit vztah výsledků k procesům organizace. Navíc, není potřebné provádět data profiling nad celou databází, a navíc profiling nepodporuje některé metriky, které jsou z hlediska kvality informací podstatné.

P3 – Stanovení nákladů souvisejících s nekvalitními informacemi a rizik

Dle mého názoru se jedná o jeden z nejdůležitějších procesů systému TIQM®. Dává do ruky nástroje umožňující managementu společností monitorovat náklady související s nekvalitními informacemi a v případě dlouhodobého sledování tak zhodnotit dopady (přínosy) implementovaných preventivních opatření (proces TIQM P4). Existuje navíc vazba mezi zralostí organizace v řízení kvality informací a trendy v kategoriích nákladového modelu COQ (Costs Of Quality).

Management tak získá objektivní náhled na finanční dopady nekvalitních informací. Pokud hovoříme o potenciálních nákladech, pak v případě, že tuto analýzu provádíme prvně, pak bychom měli identifikovat 1/3 z 20% revenue společnosti. Z vlastní praxe mohu potvrdit, že toto číslo je dosažitelné a navíc plně koresponduje s obecnými zjištěními.

P4 - Zlepšování procesů kvality informací

Další, velmi důležitý proces systému. Prostřednictvím něho implementujeme navržená zlepšení za účelem zlepšení kvality informací. Proces zlepšování kvality informací je primárně procesem, který je z hlediska financí investičním projektem, takže výše investic je plně pod kontrolou managementu firmy, a dále pak je potřebné využít základních principů řízení kvality, jako: Kaizen, Gemba Kaizen, eliminace muda – IQ Lean™, apod.

Zlepšování se může promítnout až do návrhu (designu), což odpovídá dalšímu principu – Quality in Design. Navíc tento princip nám pomáhá hodnotit kvalitu informační architektury.

P5 - Oprava dat ve zdroji a kontrola redundancí

Mnohé nástrojové metodiky považují proces oprav dat (data cleansing) za proces zlepšení kvality. Bohužel tomu tak není. Z finančního hlediska se jedná o náklady. V případě doporučení nástrojových metodik, navrhujících implementaci opravných a korečních mechanizmů – což je zcela proti principům kvality, pak tyto náklady pouze kumulativně rostou a proto se nelze divit managementu, že problematiku kvality dat vnímá jako vysoce nákladovou aktivitu. Základní principem řízení kvality, je Demingovo pravidlo 3: „Zbavte se trvalé závislosti na inspekci a korekci“.

Systém TIQM® souhlasí s provedením oprav a korekcí, avšak s určitými omezujícími podmínkami. Pochopit požadavek na omezení oprav a korekcí je zřejmý – představce si výrobce nějakého produkty, který by pravidelně opravoval výrobky z výrobní linky. To asi není to, co ve výrobních podnicích nalezneme.

P6 - Vytvoření prostředí kvality informací

Kvalita informací není jen o nástrojích. Jedná se o ucelený systém kvality, které je potřeba implementovat v rámci určitého prostředí organizace. Zavedení, jakéhokoliv systému kvality vyžaduje změnu kultury v organizaci. Proces TIQM.P6 je tedy procesem umožňujícím organizacím provést tuto transformaci.

Velmi často se setkáváme s pojmem „data governance“. Bohužel tento „Framework“ není úplným, neboť opět, nepostihuje všechny oblasti. Naopak information governance je pouze jednou z částí celkové transformace prostředí a navíc se dotýká všech potřebných oblastí – zejména oblastí odpovědností.

Proces TIQM.P6 je velice komplexní proces, který je možné ve velkých společnostech realizovat během 3 – 4 let. Cílem je pak takové firemní prostředí, které plně podporuje systém kvality informací. Navíc jeho implementace je pak nápomocna dalším systémům kvality, jako např. Six Sigma, Lean 6 Sigma, apod.

Součástí procesu je zhodnocení zralosti řízení kvality informací v organizaci. Avšak metodika stojí mimo systém TIQM®. Doporučujeme pravidelné provedení tohoto auditu, neboť na jeho základech je možné zpracovat strategii informační kvality a postupně realizovat navrhovaná doporučení.

To však nebrání realizaci procesů TIQM.P1 – TIQM.P5, které jsou tzv. diskrétními procesy. Organizace může začít s libovolným z nich. Mezi procesy TIQM.P1 – TIQM.P5 existuje mnoho vzájemných vztahů a tak na jejich základě, je možné vytvořit vlastní projekt, který bude respektovat základní principy kvality informací.

Shrnutí

Pojmy „kvalita dat“ a „data governance“ jsou omezujícími pojmy. Existují oblasti, např. viz dopravní značky, které není možné hodnotit z pohledu kvality dat, není možné u nich provést data profiling apod. Oproti tomu, kvalita informací je mnohem komplexnějším pojmem, umožňující zhodnocení kvality informací, a dále vyjadřuje mnohem těsnější vazbu s podnikovými procesy.

Vazba na procesy, pak zcela přirozeně vede k identifikaci rizik a souvisejících nadbytečných nákladů (TIQM.P3), a tedy definování požadavků kvality informací na V/V procesů a to s využitím jednoduchého principu SIPOC se zpětnou vazbou.

Procesy jsou podporovány informačními technologiemi a tak existuje mezi nimi zcela přirozená vazba, což z hlediska TIQM® znamená využití procesů TIQM.P1, TIQM.P2. Systém TIQM® na rozdíl o nástrojových metodik, je tedy uceleným systémem, pokrývajícím všechny oblasti řízení kvality informací, opírající se o celosvětově uznávané principy kvality. Je jediným, takto propracovaným systém řízení kvality informací.

Komentáře ke článku